1절_통제의 기본 개념
① 통제의 의의
통제(comtrolling)는 계획에서 미리 설정한 목표와 일치하도록 성과를 측정하고 평가하여 적절한 업무 수행이 이루어지도록 시정하는 과정을 말한다. 통제의 본질적인 목적은 조직이 구성원들과 더불어 계획에 따른 성과를 검토함으로써 경영 효과를 향상시키는 것이다.
이러한 통제는 계획·조직화·지휘와 더불어 경영관리의 기본기능으로 특히 계획(plan)과 밀접한 관계를 갖는다. 계획에서 제시하는 목표는 통제를 위한 기준이 되고, 통제에 의해 얻어진 결과는 다음 계획 수립에 피드백이 되어 활용된다. 즉, 계획은 실행되기 이전에 목표를 제시하고 그 목표를 달성하는 방법을 수행하는 관리의 출발점인 데 비해, 통제는 실행 과정이나 실행이 완료된 후 성과를 측정하고 목표와 비교하여 차질이 있을 경우 시정조치를 하는 가정이 된다. 이와 같이 통제 기능은 경영관리의 순환과정의 속성을 갖는다.
② 통제의 중요성
통제 기능은 조직의 목표를 달성하기 위한 경영 활동의 필수적인 요소이다. 통제가 중요한 이유는 다음과 같다.
첫째, 경영 환경의 변화이다. 계획이나 목표는 미래에 대한 개념을 다루는 것으로 이를 실행하는 과정에서 예측할 수 없는 불확실한 환경 변화에 직면할 수 있다. 이러한 불확실성을 줄이기 위해 조직의 활동이나 계획 및 목적을 구조적으로 조정할 수 있는 통제 기능이 필요하다.
둘째, 조직구조의 복잡성이다. 조직의 규모가 커지고 다양성이 증기됨에 따라 조직구조는 더욱 복잡하게 된다. 따라서 조직 내의 조정 활동과 통합을 이룰 수 있는 적절한 통제시스템이 필요하다.
셋째, 권한위양(delegation)의 증가이다. 조직의 규모가 커지고 활동이 복잡히지면서 더 광범위하게 분권화가 이루어진다. 분권화가 이루어지는 만큼, 권한이 위양된 구성원들의 다양한 행동들을 조정하고 통합시키기 위해 통제의 필요성이 증가한다.
넷째, 실수에 대한 예방이다. 구성원들은 조직 내의 다양한 활동을 수행하면서 크고 작은 실수나 오류를 범한다. 이러한 현상은 환경의 불확실성이나 복잡성이 더해가는 상황에서 더 많이 나타난다. 통제 과정은 이러한 구성원들의 실수나 오류가 더 악회되기 전에 미리 발견하고 시정하도록 해준다.
2절_통제의 절차
통제는 계획이 의도한 바대로 진행되고 있는지에 대한 실행상태를 측정하여 평가하고 시정하는 활동이다. 따라서 통제는 성과를 측정하고 측정된 결과를 계획된 목표와 비교하고 평가하여 편차의 원인을 밝히고 시정조치를 취하는 절차를 거친다. 이러한 통제의 절차는 표준설정, 성과측정, 성과와 표준의 비교, 편차시정이라는 네 단계로 이루어진다.
① 표준설정
통제의 절차상 첫 단계인 표준설정(establishment of standards)은 경우에 따라 경영관리의 계획 기능으로 포함하기도 한다. 하지만 계획은 통제를 적용할 수 있는 기초가 되기 때문에 논리적으로는 계획의 설정이 통제의 첫 단계가 된다. 표준이란 경영목표에 따라 수립되는 계획에 준하는 경영 통제의 기준이라고 할 수 있으며, 실제의 성과를 측정하기 위한 기초가 된다.
② 성과측정
성과측정(measuring performance)은 경영의 기본이다. 이를 두고 피터 드러커는 "측정할 수 없다면 관리할 수 없다."라고 했다. 성과측정은 측정 대상과 측정 방법을 결정하는 것이 중요 과제가 된다. 측정 대상은 종업원의 만족도, 이직률, 결근율, 생산량, 불량률 등이 있고, 측정 방법에는 관찰, 통계 보고서, 구두 및 문서 보고 등이 있다.
③ 성과와 표준의 비교
성과와 표준의 비교(comparing performance with the standards)를 통하여 계획이나 목표의 달성도를 파악할 수 있다. 즉, 실제 성과와 기대되는 표준 간의 편차 내지 차질이 밝혀지게 되는 것이다. 비교 결과, 성과와 표준이 일치한다면 이는 조직 활동이 제대로 진행되고 있다는 것을 의미한다. 하지만 일반적으로 측정된 성과와 표준을 비교하게 되면 어느 정도의 차이는 발생하기 마련이다. 이때, 경영자는 어느 정도의 편차를 수용할 것인지를 결정해야 하고 표준치를 중심으로 해서 위아래로 용인할 수 있는 한계를 두어야 한다.
④ 편차시정
편차시정(correcting deviations)은 실제 성과를 목표로 하고 있는 표준의 수준까지 끌어올리는 관리적 활동이다. 즉, 성과와 표준 사이에 어떤 편차가 발생했을 때 그 원인을 분석하고 이를 시정하기 위해 피드백을 시킴으로써 완전한 의미의 통제활동이 이루어지는 것이다. 예를 들어 성과가 표준치에 미달하였을 경우 전략을 수정하는 방법, 조직구조를 바꾸는 방법, 적당한 인력을 재배치하는 방법, 교육 훈련을 더 강화하는 방법, 보상 제도를 바꾸는 방법 등이 있다.
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